fbpx

Nëse biznesi juaj ende ka procese manuale të kontabilitetit, po ju kushton para dhe kohë.

Shkruar nga : Arti Ymeraga

5 minuta lexim

Sistemet e teknologjisë së lartë për menaxhimin e kontabilitetit dhe mjetet e teknologjisë ekzistojnë për të ndihmuar bizneset të përmirësojnë efikasitetin, të zvogëlojnë gabimet, të kursejnë para dhe të rrisin të ardhurat. Pra, vazhdimi i humbjes së kohës, orëve të punës dhe potencialit të biznesit tuaj, në sistemet manuale të kontabilitetit është një gabim i kushtueshëm.

Qëllimi I këtij blog është të edukoj pronarët e bizneseve se si menaxhimi I kontabiliteti në mënyrë manuale dhe informatat jo të sakta, po dëmtojnë biznesin tuaj.

Këtë do ta bëjme duke ju treguar në vijim 10 mënyra se si kontabiliteti manual po e dëmton biznesin tuaj.

1. Përdorimi joefikas i kohës së punonjësve

Kur punonjësit tuaj kalojnë kohë duke kryer detyra joefikase të kontabilitetit, ju po shpenzoni resurset tuaja që kanë kosto të lartë për detyra që teknologjia relativisht me kosto të ulët mund t’i realizojë më mirë dhe më shpejt.

Duke zvogëluar kohën që punonjësit kanë nevojë për të përfunduar punën e tyre, si dhe numrin e punonjësve të nevojshëm për secilën detyrë, automatizimi përkthehet në më shumë orë të përqendruara në kryerjen e punës që sjell fitime. Ju po humbni të ardhurat e mundshme që mund të fitoni kur shfrytëzoni talentin dhe kohën e punonjësve tuaj me zgjuarsi.

Kapitali njerëzor është pasuria e biznesit tuaj me potencialin më të madh për të rritur të ardhurat. Punonjësit tuaj do të jenë në gjendje të përqendrohen në punën e nivelit të lartë që çon biznesin tuaj përpara.

2. Përcjellja e pasaktë e kohës për punë të caktuara të punonjësëve tuaj

Ka integrime të sistemit të kontabilitetit që mund t’i përdorni për të automatizuar gjurmimin e kohës dhe përfitimet e përllogaritjes/përdorimit në të gjithë kompaninë tuaj. Një nga më të preferuarat tona është QuickBooks Time Tracking. Si rezultat, ju mund të liroheni në departamentin tuaj të burimeve njerëzore për të punuar në detyra më të orientuara drejt qëllimit, si ide për ngritje në pozita, bonuse për arritjev të punonjësve, njohje dhe shpërblime.

Pra, jo vetëm që sistemet e vjetruara të gjurmimit të kohës kushtojnë paratë tuaja, por ato janë gjithashtu përgjegjëse për biznesin tuaj që humbet rritjen e mundshme përmes një strategjie më të fuqishme të kapitalit njerëzor.

Kjo është veçanërisht e rëndësishme për bizneset e shërbimeve që fitojnë para në kohën e njerëzve. Për të ndërtuar një biznes shërbimi mjaft fitimprurës, duhet të keni një sistem të përcjelljes së kohës që është i integruar me listën e pagave, caktimin dhe menaxhimin e pushimeve. Ky integrim i lejon ata të kryejnë kosto të vërtetë të punës, të zgjedhin çmimet e tyre dhe, në fund të fundit, të bëjnë më shumë para.

3. Të dhëna jo të besueshme

Proceset manuale të kontabilitetit janë të pasakta, të ngadalta dhe jo të besueshme. Si rezultat, është e pamundur për ju të dini nëse mund të mbështeteni në saktësinë e numrave të biznesit tuaj ose të dini nëse të dhënat që po shikoni janë aktuale.

Një proces joefikas i kontabilitetit, me të dhëna që nuk duken të sakta dhe nuk sigurojnë raporte vepruese për t’ju ndihmuar të merrni vendime, është i padobishëm.

Proceset manuale të kontabilitetit përfundojnë duke ju kushtuar para në një periudhë afatgjatë – përveç proceseve joefikase që konsumojnë kohë të vlefshme për punonjësit, por edhe me kosto shtesë (të paplanifikuara) të bëra nga kontabilisti juaj – për të bërë korigjime në librat e biznesit tuaj, për të korigjiuar mospërputhjet, dhe rregullimin e gabimeve. Proceset manuale nuk janë aq të sakta sa proceset e automatizuara dhe nuk janë në gjendje të zbatohen në raporte vepruese për të ndihmuar udhëheqësit e biznesit të marrin vendime të drejtuara nga të dhënat.

Nëse zbuloni se nuk mund të mbështeteni në proceset, numrat dhe raportet tuaja financiare, ose t’i merrni me kohë dhe në mënyrë të vazhdueshme, atëherë keni një problem të madh me proceset tuaja ekzistuese të kontabilitetit.

4. Potenciali për Mashtrim/Vjedhje

Pavarësisht se sa kontrollë keni në biznesin tuaj, proceset manuale të kontabilitetit kanë vrima sigurie që e ekspozojnë kompaninë tuaj ndaj rreziqeve të brendshme dhe të jashtme të mashtrimit/vjedhjes. Këto rreziqe nuk janë diçka që ju mund të injoroni dhe shpresoni se nuk do t’ju ndodhin kurrë.

Sistemet e automatizuara të kontabilitetit dhe llogarimbajtjes janë një pikë e mirë fillestare sepse ato kanë kontrolle të brendshme, që përmirësojnë sigurinë për të ndihmuar në minimizimin e potencialit të rrezikut të mashtrimit, duke e bërë shumë më të vështirë për individët të përfitojnë nga sistemi juaj.

Për më tepër, ndarja e detyrave, dhe një mundësi tjeter e vështrimit të punës, është një tjetër pjesë shumë e rëndësishme e zvogëlimit ose eleminimit të rrezikut të mashtrimit.

5. Mos kryerja e pagesave në kohë

Pagimi i faturave tuaja në kohë është thelbësor për reputacionin dhe kredinë e biznesit tuaj, dhe gjithashtu do t’ju kursejë nga pësimi i kostove të panevojshme në tarifat e vonuara ose në përllogaritjet e interesave të pagesave të vonuara. Për më tepër, ju mund të përfitoni nga zbritjet e parakohshme të pagesave dhe madje edhe të kurseni para duke paguar fatura të caktuara para se të paguhen kur të jetë e mundur.

Pa automatizuar këto procese, mashtrimi me të gjitha pagat e kompanisë suaj dhe mbajtja e tyre në mënyrë të përkryer/me ekspertizë është një detyrë mjaft e madhe që një punonjës i vetëm të merret me kohë të plotë. Ju do të humbni më shumë në kostot e sipërme kur punësoni një punonjës me kohë të plotë për të menaxhuar pagat tuaja sesa do të bënit nëse përfitonit nga një sistem I automatizuar për menaxhim kontabiliteti.

6. Faturimi I ngathët

Ngarkesa e madhe me punë te caktuara dhe mungesa e një sistemi per menaxhim financiar është rezultat I faturimit të ngathët ndaj klientave tuaj.

Me faturimin e automatizuar dhe zgjidhjet e pagesave elektronike, paguheni më shpejt, kurseni kohën e punonjësve dhe më e rëndësishmja, do të përmirësoni rrjedhën e parave të kompanisë suaj.

7. Menaxhim I dobët I shpenzimeve

Ditët e regjistrimeve te shpenzimeve ne fleta, fletore, excel kanë mbaruar. Regjistrimi I shpenzimeve në këtë menyrë lë hapësirë për gabime dhe mashtrime.

Duke regjistruar shpenzimet tuaja në një system për menaxhim financiar, do të ketë disa benefite për biznesin tuaj në periudhë afatgjatë.

Ju do të keni mundësi që të keni qasje në shpenzimet tuaja në kohë reale, bëni krahasime dhe analiza dhe merrni vendime të caktuara që ti ulni shpenzimet e biznesit tuaj.

8. Gabime në deklarimin e tatimeve

Mungesa e një sistemi për menaxhim financiar, rezulton në në mundësi të madhe ne gabimë kur bëhet deklarimi I tatimeve për shkak të informative jo të sakta. Si rezultat I këtyre gabimeve bizneset marrin gjoba të mëdha nga ATK, gjë e cila nuk do të ndodhte nëse  biznesi do bënte nje investim të vogël në një system për menaxim financiar.

Automatizimi i këtyre funksioneve në biznesin tuaj jo vetëm që siguron mbrojtje nga pasaktësitë dhe mosrespektimi, por gjithashtu kursen kohë.

9. Punësime në kohë jo të duhur

Secili pronar i biznesit e ka pyetur veten: “Kur duhet të punësoj më shumë punonjës?”

Sistemet manuale të kontabilitetit e bëjnë gati të pamundur parashikimin e mbajtjes së punonjësve ose rritjen e biznesit, gjë që e bën jashtëzakonisht të vështirë kohën e duhur të punësimit tuaj.

A ju lejon sistemi juaj i kontabilitetit të keni qasje në raportet e menaxhimit që mund t’ju ndihmojnë të parashikoni se kur do të duhet të zgjeroni një departament të caktuar dhe sa shpejt duhet të ndodhë kjo?

Nëse jo, atëherë po humbni potencialin për të zbutur rritjen e kompanisë suaj dhe për të kursyer në shpenzimet e punësimeve në kohë jo të duhur. Kur të jeni në gjendje të punësoni pikërisht në kohë, do të shmangni kostot e panevojshme që lidhen me rritjen e shpenzimeve të përgjithshme para se të keni nevojë.

10. Parashikimi i dobët i rrjedhës së parasë

Me sistemet manuale të kontabilitetit, nuk mund të keni një pasqyrë të qartë të parashikimit të rrjedhës së parasë aktuale të kompanisë suaj. Si rezultat, ju nuk mund të shihni sfidat përpara se ato të shfaqen dhe do të humbisni mundësinë për të marrë vendime të drejtuara nga të dhënat për t’ju ndihmuar të kaloni sfidat e ardhshme të rrjedhjes së parave.

Me sistemet e automatizuara të kontabilitetit dhe mbajtjes së llogarive, ju gjithmonë do të keni perspektivën më të saktë mbi gjendjen aktuale të rrjedhjës të parave të kompanisë suaj. Kjo do t’ju lejojë të merrni vendime strategjike tani për të mbrojtur të ardhmen e biznesit tuaj.

Suksesi I biznesit = Ekipi + Teknologjia

Mund të duket sikur ky lloj automatizimi është krijuar për të zëvendësuar punonjësit tuaj, por kjo nuk është e vërtetë.

Përdorimi i mjeteve të automatizuara dhe proceseve efektive të kontabilitetit thjesht do të lirojë kohën e punonjësve tuaj të vlefshëm, duke u mundësuar atyre që të përqendrohen në detyra me vlerë më të lartë. Si rezultat, kur bëhet fjalë për koston e kohës së punonjësve, do të shihni një kthim në investim shumë më të lartë kur investoni në sisteme për të automatizuar biznesin tuaj.