Skip to content
Si një biznes i vogël, ju jeni duke kryer detyra që përsëriten dhe marrin kohë. Me një qasje të dobët ndaj biznesit dhe duke përdorur maksimumin e burimeve njerzore, automatizimi i këtyre detyrave të përsëritura mund të kursejë disa orë pune në javë
Nëse tashmë po përdorni QuickBooks për të menaxhuar llogaritë dhe financat tuaja, është koha të shfrytëzoni potencialin e plotë të QuickBooks duke e integruar atë me aplikacionet të tjera të punës.
Bazuar në llojin e punëve, ne kemi shkruar një listë të 8 integrimeve të QuickBooks për të automatizuar detyra të përsëritura dhe për të kursyer kohë.
1. Gjurmimi I kohës dhe lista e pagave për punonjësit
A bën biznesi juaj llogaritjen e pagave në bazë të orëve në pune? A ka biznesi juaj freelancers të cilët paguhen me orë? Në vend që të mbani një shënim manual të orëve të tyre të faturueshme ose të trajtoni listat e pagave muaj në muaj, ju mund ta automatizoni atë me QuickBooks Time për të thjeshtuar pagesën e pagave. Me këtë integrim në vend, ju mund të shihni se kush po punon në cilën detyrë, çfarë po punojnë dhe se sa orë kanë punuar për një periudhë të caktuar kohore.
2. Menaxhoni porositë nga faturat e QuickBooks
Menaxhimi i inventarit mund të jetë një sfidë e madhe për bizneset e vogla në industrinë e e-commerce. Ka disa fatura që mund t’ju duhet të krijoni në QuickBooks pas çdo porosie të suksesshme të vendosur në aplikacionin tuaj të e-commerce. Në vend që t’i bëni të gjitha manualisht, lidhni QuickBooks me zgjedhjen tuaj të aplikacionit të e-commerce dhe automatizoni atë. Vendosni rrjedhat e punës për të krijuar porosi kundër faturave të reja pagese, shtoni një faturë kundër një azhurnimi të ri të porosisë dhe krijoni më shumë raste të tilla përdorimi.
QuickBooks Online ka integrim me Shopify që ju lejon të menaxhoni dhe organizoni porositë, klientët, inventarin dhe transportin. Ju mund të krijoni rrjedha të ngjashme të automatizuara të punës me platforma të tjera të e-commerce si ShipStation, Etsy etj.
3. Menaxhimi I projekteve përmes integrimeve në QuickBooks
Si një përson I cili mirret me financat e kompanisë ose si një ekip financash, mund t’ju duhet të përdorni me shumë aplikacione për të mbajtur fatura, për të caktuar detyra, për të ndjekur progresin dhe për t’u siguruar që të mos humbni njoftime të rëndësishme. Një aplikacion për menaxhimin e projekteve mund të jetë i dobishëm për të ruajtur detyrat e të gjithëve, dhe gjithashtu të mbajë një shënim të progresit të punës/projektit. Në vend që të përdorni QuickBooks për të kontrolluar faturat ose pagesat e reja menaxhimin e projektit për të shtuar manualisht detyra të reja për çdo faturë të re ose pagesë, ju mund ta automatizoni të gjithë këtë proces.
QuickBooks integrohet me BigTime që ju lejon të krijoni rrjedha të automatizuara të punës për të ndjekur shpenzimet dhe detyrat. Sidoqoftë, nëse jeni duke përdorur aplikacione të tjera të tilla si Trello ose Asana, ju mund të lidhni QuickBooks Online me këto aplikacione dhe të automatizoni shtimin e detyrës kundrejt faturave të reja, pagesa të reja, porosi të reja etj.
4. Sinkronizoni kontaktet e klientit dhe historinë e blerjes
Të dhënat e klientit janë shumë të rëndësishme për çdo biznes. Me informacionin e azhurnuar të klientit, është e lehtë të kuptosh qëllimin e blerjes së klientit dhe kohën që mund të duhet për të arritur shitjen. Pikërisht për këtë është një ide e mirë të sinkronizoni të gjitha informacionet e pagesave nga QuickBooks në CRM tuaj. Duke integruar QuickBooks me zgjedhjen tuaj të CRM, ju mund të krijoni rrjedha të automatizuara të punës për të sinkronizuar të gjitha informacionet e kontaktit dhe historinë e blerjes së secilit klient, si dhe të keni një pamje të zogjve të fazës së blerjes së secilit klient.
Ju mund ta integroni QuickBooks me Salesforce, Zoho CRM, ose ndonjë CRM tjetër që po përdorni.
5. Krijo klienta në QuickBooks duke importuar informatat nga aplikacione të ndryshme
A jeni një biznes I cili krijon klienta të ri në QuickBooks në baza ditore? Kjo është një detyrë që kërkon kohë dhe konsumon energji për dëtyra më të rëndësishme nëse nuk automatizohet.
Ju mund të merrni shënime të klientëve përmes Google Sheets. Lidhni QuickBooks me Google Sheets/Excel dhe krijoni automatikisht klientë të rinj në QuickBooks kundrejt shënimeve të reja të formularit.
Ju mund të lidhni QuickBooks me aplikacionet si JotForm për të mbajtur përgjigjet e formës dhe për t’i kthyer ato në klientë të QuickBooks.
6. Krijoni fatura bazuar në fazat e marrëveshjes
Për bizneset e vogla që po ndjekin procesin e tyre të shitjeve në një CRM, ky automatizim mund të jetë mjaft i dobishëm, veçanërisht, nëse ju keni një volum të madh të shitjeve në proces. Në vend që të krijoni manualisht fatura për çdo marrëveshje që mbyllni, thjesht mund të konfiguroni një automatizim që e bën atë për ju kur azhurnoni fazën e marrëveshjes në CRM tuaj. Ju mund të përdorni kohën e kursyer për t’u përqëndruar në mbylljen e marrëveshjeve të reja!
Lidhni QuickBooks me HubSpot ose Pipedrive për të mbajtur shënime të klientëve dhe për të krijuar fatura kur të ndryshohet faza e marrëveshjes.
7. Dërgoni përkujtesa me email për faturat në pritje të pagesës.
QuickBooks Online është një softuer i shkëlqyeshëm për të gjeneruar automatikisht fatura. Sinkronizimi i QuickBooks Online me email,gmail etj, mundëson që ti dërgoni klientëve tuaj kujtësa të automatizuara para afatit të fundit për pagesën e një faturë.
Ju mund të integroni QuickBooks Online me Gmail, Mailchimp ose ActiveCampaign për dërgimin email të shënjestruara dhe mbajtjen e një ore në të dhënat e reja ose të ndryshuara të klientëve. Nuk ka më kujtesa manuale ose rikontroll të vazhdueshëm për detyrimet në pritje.
8. Njofto ekipin në aktivitetet në QuickBooks
Shumica e bizneseve funksionojnë në mënyra manuale ku duhet të ju dergojnë njoftime ekipit për detyra të caktuara. Përmes automatizimit mund t’i bëni të ditur ekipit tuaj kur shtohet një klient i ri ose nëse pagesa mundësohet në QuickBooks Online. Njoftimet e menjëhershme jo vetëm që ndihmojnë ekipin tuaj të financave për të qëndruar në rrugën e duhur, por gjithashtu vepron si një motivim. Mbi të gjitha, një njoftim i ri pagese është më shumë si një fitore e vogël për ju dhe ekipin tuaj!
Nëse përdorni Slack për komunikim të brendshëm, mund të konfiguroni rrjedha të automatizuara të punës për ta mbajtur ekipin tuaj në çdo aktivitet që ndodh në QuickBooks.
Përmbledhje
Duke përdorur këto procese automatizimi, bizneset e vogla mund të kursejnë lehtësisht më shumë se 8 orë pune në javë! Kjo është pothuajse një ditë e tërë pune. Pasi të sinkronizoni pagesat dhe faturat tuaja me aplikacione të tjera, thjesht mund të lini që rrjedhat e punës të bëjnë pjesën tjetër, ndërsa JU përqendroheni në zhvillimin e biznesit tuaj. Integroni QuickBooks Online me aplikacionet tuaja të preferuara të punës dhe lironi kohën tuaj të çmuar për të bërë gjëra që kanë më shumë rëndësi 🙂
